Aktualisiert am 13. März 2024 durch Lukas Rieder Dr. oec.
Koordination
Koordination verstehen wir als Abstimmung der Prozesse zur termingerechten Erzielung eines Resultats. Entscheidende und umsetzende Menschen einer Organisation stimmen Ziele, Kapazitäten, verfügbare Mittel und die Verhaltensregeln aller Beteiligten so aufeinander ab, dass die Gesamtorganisation nachhaltig erfolgreich handelt und die massgeblichen Kunden- und Umweltbedürfnisse erfüllt. Diese Arbeit geschieht innerhalb des AMPEL-Sterns (vgl. AMPEL).
Die Abstimmung erfolgt in mehr oder weniger detailliert strukturierten Prozessen.
Beispiele für stark detaillierte Prozesse:
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- Entgegennahme, Bearbeitung und Ausführung einer Kundenbestellung
- Auslösung, Abwicklung und Messung eines Fertigungsauftrags mit abschliessendem Lagerzugang
- Bestellung bei einem Lieferanten inklusive Entgegennahme der Lieferung, Erfassung der notwendigen Daten und Einlagerung des Zugangs
- Erstellung von Lohnabrechnungen inklusive Verbuchung und Zahlung
- Einstellung neuer Mitarbeitender und Erfassung aller personen- und abrechnungsrelevanten Daten
- Ablauf des Zielvereinbarungsprozesses.
Weniger stark detailliert werden oft Prozesse, die eine tiefere Beschäftigung mit den Umwelten erfordern und/oder mehrere der 5 Top-Controls betreffen:
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- Überarbeitung der Unternehmenspolitik und der strategischen Planung
- Festlegung von Forschungs- und Entwicklungsschwerpunkten
- Aus- und Weiterbildungsprogramme für die Belegschaft und die Führungskräfte
- Entscheidungen zu Marketing- und Verkaufsförderungsprogrammen
- Aufbau der strategierelevanten internen Erfolgspotenziale.
- Definition von «Vorfahrtsregeln» bei Entscheidungen, welche mehrere Bereiche betreffen, z.B. lokale Verkaufsorganisation versus zentrales Produktmanagement.
Koordination ist dann besonders wichtig, wenn die Entscheidungskompetenzen nicht vollständig geregelt sind und sich unterschiedliche Interessen widersprechen. Solches geschieht bei der Zielfindung, bei der Umsetzung und bei der Festlegung von Korrekturmassnahmen. Dazu empfiehlt es sich, im Voraus festzuhalten, welche Person die Schiedsrichterfunktion übernehmen soll. Das muss nicht immer der nachsthöhere Vorgesetzte sein. Auch Fachpersonal oder externe Vertrauenspersonen können diese Funktion übernehmen.
Die Qualität und Richtigkeit der zur Entscheidungsfindung erforderlichen Daten ist für die Koordination zentral. Denn die verfügbaren Daten können allen Koordinierenden zur Verfügung gestellt werden und schaffen dadurch meistens eine eindeutige Ausgangslage.
Enterprise Resource Planning Systeme ERP und damit verbundene Systeme wie Customer Relationship Management CRM, die ganzen Rechnungswesenapplikationen und das aggregierende Management Accounting (Kosten-, Leistungs-, Erlös- und Ergebnisrechnung) sollen die für die Entscheidungsfindung relevanten Daten liefern. Das gilt für Plan- und Istwerte sowie für die Ableitung von Schätzungen. Unternehmenspolitische und strategische Festlegungen wie auch inhaltliche Beschreibungen von Plänen und Projekten können oft nicht in den erwähnten Standardapplikationen dokumentiert werden. Dafür sind Tabellenkalkulationen sowie Text- und bildbezogene Applikationen (noch) besser geeignet.
Weil Koordination viel Zeit erfordert, empfiehlt es sich, vor allem in den strategischen und operativen Planungskalendern Zeitfenster für die gegenseitige Abstimmung vorzusehen.