Aktualisiert am 21. April 2024 durch Lukas Rieder Dr. oec.
Funktionendiagramm
In seiner herkömmlichen Form stellt das Funktionendiagramm eine Aufgabengruppe einer Organisation (Zeilen) den Beiträgen gegenüber, welche die beteiligten Personen oder Bereiche zur Erfüllung dieser Aufgaben erbringen sollen (Spalten). In die Felder dieser zweidimensionalen Darstellung wird der zu leistende Beitrag mit einem Buchstaben bezeichnet. Mit den Buchstaben «PEAKI» können die Beiträge einzelner Personen oder Abteilungen eingetragen werden:
P planen
E entscheiden (Planumsetzung und die Qualität des Resultats)
A ausführen
K kontrollieren (welches Resultat ist entstanden?)
I informieren (wer erhält Nachricht über das Erreichte?)
Ein Funktionendiagramm ersetzt viel Text, der üblicherweise in Stellenbeschreibungen erfasst und gepflegt werden muss. Dadurch wird einerseits Erfassungs- und Pflegeaufwand in der Personaladministration gespart, andererseits ist pro Aufgabe in einer Zeile erkennbar, wer dazu welchen Beitrag leistet.
Die tabellarische Darstellung kann in vielfältiger Weise erweitert werden. Auch Beiträge externer Unternehmen und ihrer Mitarbeitenden lassen sich aufführen (Spalten D und E), sowie Termine und Kurzbeschreibungen der Aufgaben anhängen. Ebenso lassen sich die vorzusehenden Arbeitszeitverbräuche pro einzelne Aufgabe eintragen.
Auch der strategische Planungsprozess kann mit dem Funktionendiagramm unterstützt werden. Die für die Strategiefindung und noch viel mehr für die Strategieumsetzung notwendigen Zwischenresultate lassen sich beschreiben, den einzelnen am Prozess beteiligten Personen und Bereichen zuweisen und näher ausführen, sowie die erreichten (Zwischen-)Resultate dokumentieren. In Zusatzspalten können Plan- und Isttermine pro Aufgabe erfasst werden, sinnvollerweise auch die dafür verbrauchten Arbeitszeiten (Plan- und Isttermine).
Planung und Steuerung Interner Aufgaben
Für verkaufs- oder lagerfähige Produkte und Dienstleistungen sind die geplanten und die wirklich verbrauchten Arbeitszeiten, da sie mit der Kosten- / Leistungsrechnung zu verbinden sind, üblicherweise in den Arbeitsplänen im ERP-System hinterlegt. Dort wird auch beschrieben, wie der Herstellungsprozess abzuwickeln ist.
Für die Internen Aufgaben besteht dieser leistungsbezogene Zusammenhang jedoch nicht, da keine direkte Ursache- /Wirkungsbeziehung zwischen hergestellten oder verkauften Mengen und Zeitverbräuchen für Aufgaben wie Abteilungsleitung oder für die Abwicklung eines Bestellprozesses bestehen.
Es bietet sich deshalb an, das Funktionendiagramm zu einer veritablen Datenbank auszubauen, welche von allen Mitarbeitenden und ihren Chefs für die Planung und Steuerung ihrer Arbeiten verwendet werden kann. Aus Managementsicht sollte eine entsprechende Applikation folgende Daten erfassen und auswerten können:
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- Interne Aufgaben (Katalog)
- Teilaufgaben einer internen Aufgabe
- Planbedarf in Stunden p.a. pro Interne Aufgabe
- Kostenstellen (wo wird gearbeitet, Funktionsbereichszuordnung)
- Beitragsarten (PEAKI) der an einer Internen Aufgabe Beteiligten
- Zeitbedarf Plan (durch KOS-Leiter oder Mitarbeitende erfasst)
- Mitarbeitende (wer ist im Einsatz, geschätzte Personalkosten?
- Geleistete Arbeiten mit Zeitangabe und Datum (persönliche Arbeitserfassung)
- Plan- Ist-Vergleich des Arbeitseinsatzes
- Leistungsempfänger (Kunde, Kostenstelle, Projekt)
Damit diese Daten für die Planung und Steuerung einsetzbar sind, sind verschiedene Dateien, welche in vielen Unternehmen schon geführt werden, durch ein Datenmodell und eine entsprechende Applikation zu verbinden.
Durch den Vergleich von Plan- und Ist-Zeitverbräuchen kann die Planung für die nächsten Jahre verbessert werden und es lassen sich durch Rückgriff auf die Daten der Lohnadministration auch Kosten der einzelnen Aufgaben berechnen.
Die Spalten können bis auf die Ebene der einzelnen mitarbeitenden Person erweitert werden. In weiteren Spalten können Termine pro Aufgabe erfasst und die Kosten dieser Aufgaben quantifiziert werden.
Obwohl in einem grossen Teil der Unternehmen die Wahrnehmung der Internen Aufgaben schon mehr als 50% der gesamten Personalkosten verschlingt, wird dieser Kostenblock nach unserer Erfahrung bisher nur selten resultatbezogen geplant und gesteuert. Funktionendiagramme für die Internen Aufgaben können helfen, dass die Kosten der Internen Aufgaben unterproportional zur Entwicklung von Umsätzen und Deckungsbeiträgen wachsen. Dies erhöht die Konkurrenzfähigkeit.